Warum das Bauamt Tausende von Akten vernichten lässt

Bielefeld. Wenn in einem TV-Thriller die Polizei nach geheimen Tunneln, versteckten Kellern oder verborgenen Kammern sucht, kommt immer irgendwann die städtische Bauverwaltung ins Spiel. Bei der gibt es die Pläne, auf denen die Helden sofort erkennen, wie sie Schätze finden oder Geiseln befreien können. Auch im Keller des Technischen Rathauses schlummern solche Akten. Ganz so spektakulär wie im Krimi geht es im Archiv des Bauamtes eher selten zu. &bdquo;Aber die Polizei und vor allem die Feuerwehr haben schon öfter angefragt“, berichtet Henrike Morre. Sie leitet in der Stadtverwaltung die &bdquo;Bauberatung“, zu der auch das Hausaktenarchiv gehört.Fast 88.000 Hausakten Unterlagen gibt es von so gut wie jedem Gebäude in der Stadt. Etwa 85.000 bis 88.000 Hausakten von Wohn- und Geschäftshäuser, Hallen, Werkstätten, Verwaltungs- und Industriegebäude schlummern im Archiv.Geordnet nach Straßen und Hausnummern lagern die Hausakten in Archiv-Schränken aus Stahlblech. Die stehen an einem langen schmalen Gang im Tiefgeschoss des früheren Kreishauses an der August-Bebel-Straße. Etliche der Akten stammen aus dem 19. Jahrhundert. Darin stecken vergilbte Bescheinigungen, mit Tusche gezeichnet Gebäudepläne und Schriftstücke in Sütterlin-Schrift.Behörden und Besitzer haben EinblickUralte sowie neue Mappen enthalten vor allem Baupläne, Statiken, Grundrisse, Kopien von Karten, Entwässerungsgenehmigungen, Nutzungsauflagen oder Antragsunterlagen für Anbauten. Auch Hinweise auf ehemalige Luftschutzkeller finden sich dort ebenso wie die Pläne für Umbauten. Es gibt auch Aufzeichnungen zu den ursprünglichen Bauherren, Architekten und Bauunternehmern. Allerdings nicht zu den aktuellen Besitzern. Einsehen dürfen die Akten die Behörden, vor allem aber die im Grundbuch eingetragenen Hausbesitzer oder deren Bevollmächtigte.Kann das Dach ausgebaut werden? Das kommt gar nicht so selten vor. Täglich kommen mehrere Hauseigentümer, um einen Blick in die Akte zu werfen. &bdquo;Da geht es häufig darum, in den Statikberechnungen zu prüfen, ob beispielsweise ein Dachgeschoss ausgebaut werden kann oder ob es dafür einen zweiten Rettungsweg gibt“, erklärt Henrike Morre.Die Akten von Einfamilienhäusern sind oft nur ein paar Zentimeter dick. Die von Industrieanlagen mit mehreren Hallen und Gebäuden umfassen manchmal 50 Mappen. Die Akten werden eingescannt Herr des Archivs ist Volker Topka. Er ist unter anderem dafür zuständig, die einzelnen Akten zu aktualisieren, wenn neue Unterlagen hinzukommen. Seine Arbeit wird künftig vom Computer bestimmt. Denn seit zwei Jahren lässt die Stadt alle Hausakten digitalisieren. Ein Dienstleistungsunternehmen scannt Woche für Woche einige Hundert Akten systematisch ein, sichert und ordnet die Daten. Pläne, Blätter Schriftstücke, die bisher in den Aktenmappen lagen, sind dann wir Fotos auf dem Computerbildschirm zu sehen. Bevor die Akten im elektronischen Speicher landen, werden sie durchgesehen. Dabei wird festgehalten, welche Unterlagen sich darin befinden.Elektronischer Zugriff Historische Akten wandern nach der Digitalisierung ins Stadtarchiv. &bdquo;Außerdem hat das Stadtarchiv schon eine Liste von stadtbildprägenden Gebäuden geschickt, deren Akten es gerne verwahren möchte“, berichtet Henrike Morre. Die meisten Unterlagen werden jedoch vernichtet. Eine Arbeit, die der Einscan-Dienstleister gleich mit erledigt.Die aufwendige Lagerung entfällt damit. Statt an stabilen Drehkreuzen zu kurbeln, um die Regalschränke zu bewegen und staubige Ordner herauszuziehen, reichen ein paar Mausklicks, um eine digitale Akte zu öffnen. 2024 sollen alle Hausakten digital verfügbar sein. &bdquo;Der Zugriff wird schneller und komfortabler möglich sein“, sagt Morre.Ziel sei es, dass sich Hauseigentümer eine elektronische Zugangsberechtigung ausstellen lassen können. Henrike Morre: &bdquo;Gegen Gebühr könnten sie dann jederzeit von zu Hause aus in ihre Akten schauen. Aber das ist derzeit noch die Zukunft.“

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