Kommunen im Kreis Gütersloh arbeiten an der Idee vom papierlosen Büro

Kreis Gütersloh. Wie Verwaltungen intern arbeiten, ist für den Bürger meistens nicht von Interesse. Er möchte, dass seine Anliegen schnell bearbeitet werden. Dennoch sind die Verwaltungen im Kreis gerade in einem Veränderungsprozess - einem digitalen Transformationsprozess. So ist die kleine Kommune Borgholzhausen vor einem Monat vom Software-Unternehmen Axians Infoma ausgezeichnet worden, weil sie binnen kürzester Zeit den Umgang mit eingehenden Rechnungen in den täglichen Arbeitsabläufen umgekrempelt hat. Rechnungen werden nun gescannt und dann nur noch elektronisch weiterverarbeitet. "Das ist für uns ein erster Schritt auf dem Weg zur elektronischen Akte und zum papierlosen Büro", so Speckmann. "Der Verwaltungsmitarbeiter, der hinter großen Ordnern verschwindet, ist Geschichte", sagt auch Stefan Volmering, stellvertretender Leiter des Fachbereichs Steuerung und Interne Dienste bei der Stadtverwaltung in Harsewinkel. Statt des Leitz-Ordners stehe nun ein zweiter Bildschirm auf seinem Schreibtisch. Was den "digitalen Rechnungs-Workflow" angehe, stehe die Harsewinkeler Verwaltung "in den Startlöchern". Diese solle noch in diesem Jahr eingeführt werden, so Volmering. 2017 seien die Grundlagen dafür gelegt worden, alle Prozesse "in der analogen Welt" analysiert worden. "Wir werden den digitalen Rechnungsworkflow zunächst in unserem Fachbereich Steuerung erproben und dann auf die ganze Verwaltung ausweiten", so Volmering. Ähnlich sieht es in Rietberg aus. Sprecher Jürgen Wohlgemuth: "Wir sind in Rietberg im Juli 2017 mit der Testphase des elektronischen Rechnungs-Workflows gestartet. Seit Mitte September 2017 arbeiten die Abteilungen Schule, Kultur, Sport sowie die Abteilung Finanzen & EDV im Echtlauf mit dem elektronischen Rechnungs-Workflow. Unsere Abteilung Personal, Organisation, Ratsbüro & Wahlen wird ab Mitte März in Echtlauf gehen. Geplant ist, bis Ende 2018 alle Abteilungen der Stadtverwaltung Rietberg im kreditorischen Bereich (Einkaufsrechnungen) auf den elektronischen Rechnungs-Workflow umzustellen. In der Verwaltung in Rheda-Wiedenbrück beschäftigt man sich ebenfalls mit dem Thema. Sprecherin Maximiliane Plöger sagt: "Nein, zurzeit gibt's bei uns noch keine elektronischen Rechnung-Workflows, aber ja, das und weitaus mehr wird bei uns auch kommen. Wir sind seit letztem Jahr im Rahmen des E-Government-Gesetzes auch dazu verpflichtet. Das schreibt sukzessive die Digitalisierung fast aller Prozesse in Verwaltungen vor. Wir planen gerade den Ablauf, denn wir wollen die Anforderungen möglichst in einem Guss umsetzen. In einer ersten Stufe wird also der Status Quo erhoben, um davon ausgehend Prozesse digitalisieren zu können. Auch, wenn wir noch keine einzelnen Aspekte umgesetzt haben, gibt uns das die Chance, zunächst eine Gesamtstrategie aufzustellen und diese dann konsequent in einem umfassenden Sinne zu verfolgen." In Herzebrock-Clarholz kann man sich da entspannt zurücklehnen. Hier gibt es in der Verwaltung seit 2014 ein Dokumenten-Management-System. "Wir waren die ersten im Kreis, die das flächendeckend eingeführt haben", sagt Heinz-Dieter Wette, Kämmerer der Gemeinde. Der Rechnungs-Workflow sei seit vergangenem Jahr digital, sagt er. "Wir haben jedoch den Vorteil, wir sind sehr klein", gibt er zu bedenken. "Für große Verwaltungen ist das sehr viel schwerer", weiß auch Dirk Speckmann aus Borgholzhausen. Güterslohs Bürgermeister Henning Schulz kann das bestätigen. Gleichwohl wird auch hier an dem Thema digitaler Rechnungs-Workflow intensiv gearbeitet. "Es ist ein Bereich im Fahrwasser unseres Projektes Modellkommune E-Government", so der Bürgermeister. Er will den "digitalen Aufbruch" in Gütersloh, und auch wenn der große Tanker Stadtverwaltung nur langsam umzusteuern ist, dreht er doch an vielen kleinen Stellschrauben. "Der digitale Rechnungs-Workflow ist bei uns in einigen Bereichen in der Pilotphase. Gerade schauen wir, wo wir noch Anpassungen auf der Software-Ebene brauchen." Er möchte seine Mitarbeiter von "Fleißaufgaben", wie er es nennt, entlasten, Dinge wie kopieren, drucken, scannen, abheften. Dafür gebe es dann mehr Gestaltungsspielraum. Verwaltung ist auf einem digitalen Weg: So wurde in Gütersloh beispielsweise für die 1.500 Stadtbeschäftigten die briefliche Gehaltsabrechnung abgeschafft - diese erreicht die Mitarbeiter jetzt elektronisch als verschlüsselte pdf. Neue Onlinedienste im Gütersloher Bürgerportal &bdquo;Geklickt. Erledigt." – so lautet der Slogan des Bürgerportals der Stadt Gütersloh. Bürgermeister Henning Schulz ist stolz darauf, dass immer mehr Dienstleistungen der Stadt vom Bürger direkt und online in Anspruch genommen werden können. &bdquo;Wir haben 6.110 Bürgerkontakte hinterlegt", so der Bürgermeister. Am häufigsten nachgefragt sind die Sperrmüll- und die Hundesteueranmeldung. Doch es gibt in Gütersloh noch viele weitere Möglichkeiten, den Behördengang online zu erledigen. Neu hinzugekommen sind nach dem Bewohnerparkausweis jetzt auch der Online-Antrag auf eine Dauerparkkarte und der Handwerkerparkausweis – auch für ganz OWL und NRW. Ebenfalls neu im Online-Angebot ist der Antrag auf eine Meldebescheinigung, eine häufig nachgefragte Dienstleistung, die unter anderem nützlich ist für die Sozialversicherung oder die Arbeitsvermittlung. Für alle nicht kostenfreien Dienstleistungen können die angeforderten Unterlagen bequem online bezahlt werden: Per Überweisung, Lastschrift, oder PayPal. Alle Online-Dienste und auch die Online-Bezahldienste sind verschlüsselt und gesichert, so dass die Daten nur dorthin gelangen, wo sie hingelangen sollen. Wer gerne persönlich ins Bürgerbüro kommen möchte, kann auf der Internetseite der Stadt unter www.terminvereinbarung.guetersloh.de direkt einen Termin vereinbaren. Der Vorteil: bessere Planung, keine langen Wartezeiten.

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