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Leerer Tisch, trotzdem produktiv: Andreas Dolle und ein Teil des Autorenteams während einer Video-Besprechung. - © ADM Institut
Leerer Tisch, trotzdem produktiv: Andreas Dolle und ein Teil des Autorenteams während einer Video-Besprechung. | © ADM Institut

Wie man das Home-Office zukunftsorientiert gestaltet

Für viele Menschen ist die (Team-)Arbeit zu Hause dieser Tage zum festen Alltagsbestandteil geworden. Ulrike und Andreas Dolle aus Paderborn geben in ihrem Buch zahlreiche Tipps.

Maximilian Mühlenweg
05.05.2020 | Stand 06.05.2020, 08:28 Uhr

Paderborn. Der Liegestuhl im Sand und den Laptop auf dem Schoß, die Sonne strahlt, genau wie das Gesicht, weil die heimischen Büroaufgaben sich im Home-Office am Strand wie von selbst erledigen, während die Füße durch warmen Sand streifen. Dass die Mittagspause theoretisch im Meer verbracht werden könnte, ist eine schöne Vorstellung. Genauso wie die Idee vom optimalen Arbeiten – egal, wo man sich gerade aufhält. „Von Null auf Homeoffice" ist ein Buch, das zeigt, wie es funktionieren kann.

Nun gut, in der Realität sind Berufstätige im Home-Office eher mit behelfsmäßigen Arbeitstischen, ständigen Ablenkungen und dem unschönen Gefühl konfrontiert, dort arbeiten zu müssen, wo man eigentlich seine Ruhe haben möchte: in den eigenen vier Wänden.

Ein Buch über jahrelang gesammelte Expertise

In der Zeit, in der andere nun vielleicht ein Buch über das Optimierungspotenzial und effizientes Arbeiten im Home-Office lesen würden, haben die Experten für Veränderungsgestaltung und Geschäftsführer des Bildungs- und Beratungsunternehmens ADM, Ulrike und Andreas Dolle, zusammen mit ihrem Team einfach eins geschrieben.

Die beiden sitzen wie ihre acht Mitarbeiter und Co-Autoren im Home-Office, als ihnen Mitte März die Idee kommt, aus ihrer jahrelang gesammelten Expertise ein Buch zu entwickeln. Über das zu schreiben „was wir seit 2014 freiwillig gemacht haben und nun zwangsläufig tun", sagt Ulrike Dolle: das flexible und mobile Arbeiten von zu Hause aus.

Trotz Distanz produktiv im Team arbeiten

Eins von Dolles Kundenprojekten zum Thema Digitale Transformation kommt damals so gut an, dass sie immer tiefer in das Thema einsteigen und nach und nach die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen umstellen. Wichtige Erfahrungen, die sich in der Krise bezahlt machen. „Es hat sich einfach normal angefühlt, dass die gemeinsame Arbeit am Buch im Home-Office so gut lief", so Andreas Dolle.

In ihrem Buch geben sie ihr Wissen nun in Form nützlicher Ratschläge denjenigen an die Hand, die zahlreiche Herausforderungen im heimischen Büro meistern und trotz der Distanz produktiv im Team arbeiten wollen.

Eine Herausforderung ist die richtige IT-Infrastruktur

Die meist ungewohnten und neuen Herausforderungen lassen sich am besten strukturiert bewältigen. Dafür hat das Autorenteam im ersten Teil des Buchs auf knapp 120 Seiten detailliert den „Masterplan" beschrieben. Zuvor mussten sie aber zunächst ihren ganz eigenen zur Planung des Buchs erstellen. „Eine gute Orchestrierung und ein gutes Wissensmanagement haben letztlich dazu geführt, dass alles rechtzeitig fertig wurde", so Andreas Dolle über den Entstehungsprozess.

Für die meisten Menschen im Home-Office fängt der erste Stress wohl mit der Einrichtung von Arbeitsplatz und IT-Infrastruktur an. Oft sind es die kleinen Dinge, die die Organisation wesentlich einfacher und das Arbeiten entsprechend komfortabler und effektiver machen. „Auch wir haben zum Beispiel nicht direkt das passende Programm für unsere Bedürfnisse gefunden", so Andreas Dolle.

Wie man den Privat- vom Arbeitsbereich trennt

Von Tricks in Office-Anwendungen für eine flüssigere Zusammenarbeit bis zu schnell vernachlässigten Dingen, wie optimalen Licht- und Temperaturverhältnissen, weisen die Autoren auf zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten hin, die leicht umzusetzen sind. Schon auf den ersten Seiten erfährt man beispielsweise, wie man den Privat- am besten vom Arbeitsbereich trennen kann, ohne gleich massive Gipswände hochziehen zu müssen. Welche Bedeutung diese Trennung hat, haben auch die Autoren selbst während des Buchentstehungsprozesses bemerkt. „Es ist einfach extrem wichtig, dass die Rahmenbedingen passen", sagt Ulrike Dolle, „allein deshalb, um die Motivation hoch zu halten, aber natürlich auch um produktiv zu bleiben."

Da die Arbeit im Home-Office so unterschiedlich sein kann wie die Berufe selbst, können sich Leser mit ihren jeweils unterschiedlichen Home-Office-Abläufen im nächsten Kapitel in mehreren Arbeits-Szenarien wiederfinden. Die wichtigsten Fragen zur Zeiteinteilung, Aufgabenpriorisierung und zum Arbeitsrhythmus werden Stück für Stück an konkreten Beispielen erläutert. Wenn im Team nach mehreren Wochen zu Hause noch immer wichtige Routinen fehlen, finden Leser in diesem Kapitel viele Tipps, die sie mit in die nächste Video-Konferenz einbringen können. Natürlich müsse sich erstmal alles einspielen, „aber feste Routinen sind extrem wichtig, um produktiv zu sein", so Ulrike Dolle.

Kommunikation ist ein sehr wichtiges Thema

Komprimierte und fundierte „Insider-Tipps" von Arbeitswissenschaftlerin Lina Krause-Sparmann runden das Kapitel ab. Nützlich, egal ob es der erste Tag oder die sechste Woche im Home-Office ist.

Einem der wohl wichtigsten, aber vielen wohl zunächst als große Worthülse erscheinenden Elemente im heimischen Büro wird ebenfalls ein Kapitel gewidmet: der Kommunikation. Wie sollte transparente Kommunikation im Projektteam eigentlich optimal organisiert werden, wie etabliert ein Team effiziente Kommunikationsabläufe, und vielleicht am wichtigsten: Was macht sie eigentlich im Kern aus?

Führungskräfte müssen ihren Angestellten Vertrauen schenken

Schnell zum Schreibtisch des Kollegen gehen, um kurz eine Frage zu klären, ist daheim nicht mehr möglich. Das bedeutet aber auch, dass Chefs nicht zwischendurch weitere Aufgaben im Vorbeigehen an ihre Mitarbeitenden verteilen können. „So haben sie aber auch viel mehr Ruhe, ihre ursprünglichen Aufgaben zu erledigen", so Ulrike Dolle. „Und so lernen Führungskräfte auch, ihren eigentlichen Auftrag zu verstehen", sagt ihr Mann Andreas.

Ein Hauptgrund, weshalb viele Menschen dem Home-Office anfangs eher skeptisch gegenüberstehen, ist die befürchtete fehlende Trennung von Privatem und Beruflichem. Dort arbeiten, wo man lebt: Wo hört die Arbeit auf und wo fängt das Privatleben an? Wie sehr kann ich private Dinge in die reguläre Arbeitszeit einschieben? Die Autoren appellieren hier ganz offen auch an die Führungskräfte, ihren Mitarbeitern Vertrauen zu schenken, denn diese kennen ihre Strukturen und Routinen zu Hause am besten. „Das Einhalten von Spielregeln ist im Home-Office aber besonders wichtig", sagt Andreas Dolle.

Kernarbeitszeit ist auch im Home-Office wichtig

So sollte man auf der anderen Seite auch als Arbeitnehmer die Arbeitszeit möglichst transparent darstellen. Dadurch lasse sich außerdem leicht eine Kernarbeitszeit etablieren, deren Anfang und Ende klare Grenzen gesetzt sind. Diese sind wichtig für die mentale Gesundheit, die wiederum enorm zum allgemeinen Wohlbefinden beiträgt. Auch geben die Autoren Tipps, wie genau virtuell geteilte Hobbys mit Kollegen das Wohlbefinden stärken können oder wie man erfolgreich „Coffee-Talks" einrichtet.

Die Arbeit im Home-Office als Chance zu sehen, Erfahrungen und Techniken später mit zurück in den regulären Arbeitsalltag zu bringen: Dies sind langfristig positive Auswirkungen bei der Arbeit daheim, die schnell vergessen werden. Nicht nur bei Arbeitnehmern, sondern auch bei Arbeitgebern. Die Erkenntnis, dass auch von zu Hause aus produktiv gearbeitet werden kann, schafft zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten im Unternehmen, zum Beispiel für „virtuelle Arbeitsplätze". Um zu zeigen, wie diese aussehen können und wie man damit umgeht, dass bestimmte Stärken und Schwächen des Unternehmens erst bei der digitalen Zusammenarbeit an die Oberfläche treten, dafür nimmt sich das Autorenteam in dem knapp 230-seitigen Ratgeber ebenfalls Raum.

Checklisten helfen zusätzlich

Optimierungspotenzial gibt es im Home-Office reichlich, auf der rechtlichen Seite gibt es jedoch fixe Regeln, an die sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber halten müssen. Das Autorenteam stellt klassische Fragen zu Steuern, Arbeitszeit, sowie Versicherungs- und Datenschutz zusammen und beantwortet sie, ohne dabei ins Juristendeutsch abzugleiten.

Damit die wertvollen Tipps nicht nur schnell gelesen, sondern möglichst dauerhaft angewendet werden, endet jedes Kapitel mit sechs Reflexionsfragen und einer Bewertungsskala. In der Kombination mit Checklisten, die als Download verfügbar sind, lassen sich „Optimierungspotenzial und tatsächliche Verbesserungen Tag für Tag nachvollziehen", so Ulrike Dolle. „Von Null auf Homeoffice" ist somit ein Buch, dass nicht nur kurzfristig das Arbeiten von überall optimiert und selbst erfahrenen Zu-Hause-Arbeitenden noch wertvolle Tipps näherbringt, sondern auch langfristig zu einem angenehmeren, flexibleren und zukunftsorientierten Arbeiten zu Hause und im Büro anleitet.

Information
Mut zur Zukunft: Erfolgsgeschichten aus der Region

Mit langsamen und vorsichtigen Schritten nimmt das öffentliche Leben wieder Fahrt auf. Damit das so weitergeht, ist es weiterhin geboten, auf sich und andere aufzupassen – durch Distanzhalten, Händewaschen und das Tragen von Masken. Genauso wichtig sind aber Einfallsreichtum, Optimismus, Solidarität und Treue. Wie Ideen in die Tat umgesetzt werden und wie man mit positiven Gedanken an neue Projekte herangeht, zeigen wir in unseren Erfolgsgeschichten aus der Region. Beschrieben werden Menschen, Unternehmen und Institutionen, die trotz Krisenzeiten den Mut nicht verloren haben und die mit allen ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln um eine gute Zukunft kämpfen.

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