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Mitarbeiter Kamil Gorki (rechts) erläutert Minister Andreas Pinkwart den Prozess der Digitalisierung in der Scanstelle. - © Bezirksregierung Detmold
Mitarbeiter Kamil Gorki (rechts) erläutert Minister Andreas Pinkwart den Prozess der Digitalisierung in der Scanstelle. | © Bezirksregierung Detmold

Verwaltung 4.0 Bezirksregierung Detmold digitalisiert jetzt ihre Post

Unterlagen aus dem Posteingang landen in elektronischen Akten.

Nadine Uphoff
23.08.2019 | Stand 23.08.2019, 05:43 Uhr

Detmold. Tausende Briefe, Formulare und Dokumente gehen täglich bei der Bezirksregierung Detmold ein. Kistenweise Papier wird sortiert, zugeordnet und verteilt. Doch damit soll bald Schluss ein. Die Behörde hat eine Scanstelle eingerichtet, die aus dem Papier digitale Informationen macht. Von dem Prozess überzeugten sich am Donnerstag Andreas Pinkwart, Minister für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, sowie Regierungspräsidentin Marianne Thomann-Stahl. Landesregierung will bis 2025 digital werden Das Land Nordrhein-Westfalen will Schrittmacher Deutschlands in der Digitalisierung sein – auch mit seinen Verwaltungen. „Die Landesregierung will den eigenen Digitalisierungsprozess beschleunigen, die digitalen Service-Angebote für die Bürger deutlich ausbauen und den Beschäftigten attraktive und zukunftsorientierte Arbeitsplätze bieten", betont Minister Andreas Pinkwart. Die Bezirksregierungen seien dabei Vorreiter für die Umstellung auf elektronische Verfahren. Insgesamt will die Landesregierung bis zum Jahr 2025 die 120.000 Mitarbeiter in Ministerien und 550 Landesbehörden auf den digitalen Zug setzen: Sie sollen nicht nur ihre Angebote für Bürger und Unternehmen online vorhalten, sondern die Vorgänge auch intern von Anfang bis Ende digital bearbeiten, erklärt Minister Andreas Pinkwart. Papierakten werden nach zwei Monaten vernichtet Dabei wandern die Informationen von der Posteingangsscanstelle aus in elektronischer Form weiter. Und das funktioniert so: Nachdem eine Postöffnungsmaschine die Briefe aufgeschnitten hat, sortiert ein Mitarbeiter die enthaltenen Unterlagen, so dass der Scanner sie einziehen kann. Ein dicker Stapel mit Dokumenten verschiedener Absender wird dann in den Scanner eingelegt, der sich Seite für Seite vornimmt. Das geht ruck-zuck. Auf dem angeschlossenen Computerbildschirm wird das Ergebnis nach und nach angezeigt. Der Mitarbeiter überprüft es, und das System meldet zusätzlich, wenn es ein Problem erkennt. Ein zweiter Mitarbeiter kontrolliert noch einmal, bevor der Prozess abgeschlossen ist. Das Original-Papier wird für zwei Monate im Archiv verstaut, bevor es vernichtet wird. Die Verwaltung der digitalen Dokumente ähnelt dennoch den Papiervorgänger: Es lassen sich auch digital ganze Akten erstellen. Auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 „Die Region Ostwestfalen-Lippe beweist seit vielen Jahren, dass sie die Digitalisierung maßgeblich vorantreibt, nicht zuletzt im Bereich der ‚Industrie 4.0‘. Es zählt zu unserem Selbstverständnis als Bezirksregierung hier in OWL, dass wir für die ‚Verwaltung 4.0‘ ebenfalls einen wesentlichen Teil zu deren Entwicklung beisteuern", sagte Marianne Thomann-Stahl. Nach drei Monaten Bauzeit haben die vier Mitarbeiter ihre Arbeit in einem ehemaligen Lagerraum der Bezirksregierung im Juli aufgenommen. Bis Jahresende soll aber noch auf zehn Mitarbeiter aufgestockt werden. Die Fenster sind nach außen gegen Einsicht foliert – aus Sicherheitsgründen. Sicherheit steht an oberster Stelle Normalerweise würden Unbefugte hier gar nicht reinkommen: „Sämtliche Räume können nur mit einer elektronischen Zutrittsberechtigung betreten werden", sagt Malte Wietfeld, Digitalisierungsbeauftragter der Bezirksregierung. Zudem seien spezielle Geräte installiert worden, die vor dem Scannen einen individuellen Code auf das Papier drucken. So sei sichergestellt, dass die analoge Dokumentenlage nicht verloren geht. „Anhand dieses Imprints können Papierdokumente zwei Monate lang aus dem Archiv herausgesucht und zugeschickt werden", so Wietfeld. Diese und weitere Vorkehrungen machen das Verfahren sicher. Darum hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik der Bezirksregierung Detmold Ende 2018 als erste Landesbehörde Deutschlands ein entsprechendes Zertifikat ausgestellt. Auch fremde Post landet in Detmold Die Bezirksregierung Detmold kümmert sich in der Posteingangsscanstelle nicht nur um die Digitalisierung ihrer eigenen Post. Auch für das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, sowie für einen Teil der Landesfinanzverwaltung produzieren die Mitarbeiter die so genannten Digitalisate. Bei zuletzt genannter Behörde handelt es sich um Dokumente, die für das Unterhaltsvorschussgesetz notwendig sind, so Malte Wietfeld, Digitalisierungsbeauftragter der Bezirksregierung. Dank der Zertifizierung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik kann die Bezirksregierung den Prozess auch als Dienstleistung für Externe anbieten.

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