Papierstapel könnten bald der Vergangenheit angehören: Iris Brandt (Buchhalterin der Firma Brötje Handel Breuer KG, 2. v.r.) schreibt der Stadt Löhne nur noch elektronische Rechnungen. Jürgen Stuke von der Kämmerei Löhne und die Mitarbeiterinnen Claudia Prieß (vorne) und Ulrike Lindemann freuen sich über den kürzeren Arbeitsaufwand. - © Susanne Barth
Papierstapel könnten bald der Vergangenheit angehören: Iris Brandt (Buchhalterin der Firma Brötje Handel Breuer KG, 2. v.r.) schreibt der Stadt Löhne nur noch elektronische Rechnungen. Jürgen Stuke von der Kämmerei Löhne und die Mitarbeiterinnen Claudia Prieß (vorne) und Ulrike Lindemann freuen sich über den kürzeren Arbeitsaufwand. | © Susanne Barth

Löhne Stadt Löhne spart mit E-Rechnung Papier, Zeit und Geld

Elektronische Rechnung: Mehr als 30.000 Rechnungen bekommt die Verwaltung im Jahr. Da sammeln sich Berge an Papier

Susanne Barth

Löhne. Die Steuererklärung lässt sich direkt am PC erledigen, viele Menschen nutzen Online-Banking und auch Tickets lassen sich längst problemlos aufs Smartphone laden. Ein möglichst papierloses Zeitalter will auch die Stadt Löhne bald erreichen. Nach der Umstellung 2011 auf das papierlose Rechnungswesen kommt jetzt die elektronische Rechnung. Das erste Unternehmen, das der Stadt E-Rechnungen schreibt, ist Brötje Handel Breuer. Der Fachgroßhandel, der sich auf Gebäude- und Umwelttechnik spezialisiert hat, verschickt seit zwei Wochen papierlose Rechnungen an die Verwaltung, die für Iris Brandt aus der Buchhaltung „der neue Standard in Deutschland" sind. Brandt: „Damit schaffen wir Kostenersparnisse auf beiden Seiten." Die Unternehmen sparen Porto und jede Menge Papier, der Rechnungsempfänger kann den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und selbstverständlich ebenfalls Papier einsparen. „Um eine Rechnung zu validieren und zu scannen brauchen wir drei Minuten, die Arbeitszeit reduziert sich bei der E-Rechnung auf fünf bis zehn Sekunden", macht Jürgen Stuke von der Löhner Kämmerei deutlich. "Die E-Rechnung erleichtert einiges" Das System sei einfach und habe etliche Vorteile für die Stadt. Stuke: „Wir haben es einmal probiert und es hat sofort geklappt." Auch die Sachbearbeiterinnen Ulrike Lindemann und Claudia Prieß sind begeistert: „Es erleichtert einiges, der Arbeitsaufwand ist kürzer." Für die Kämmerei ist die E-Rechnung der zweite Schritt ins digitale Zeitalter. 2011 ist das papierlose Rechnungswesen eingeführt worden. „Wir haben einen zentralen Posteingang für die Papierrechnungen geschaffen", erklärt Stuke. Dadurch hat sich der Verwaltungsaufwand mehr als halbiert. Löhne hofft, das bald mehr Firmen die E-Rechnung anwenden 21 Schritte – abzeichnen, kopieren, prüfen, abheften, weiterleiten, wieder prüfen bis hin zum Vernichten der Unterlagen – waren vor 2011 die Regel. „Jetzt haben wir nur noch fünf Arbeitsschritte", sagt Stuke. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Stuke: „Das sind jährlich 95.000 Euro." Der zweite Schritt ist die elektronische Rechnung. Dafür nutzt die Stadt das einheitliche Datenformat „ZUGFeRD", das Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung steht. Das Programm basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten als auch das Rechnungsbild gleichzeitig per Mail zu übermitteln. Auch wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt. Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. So kann mit der elektronischen Variante auch Platz gespart werden. „Es ist erschreckend, wie viel Papier noch gebraucht wird" Für das Unternehmen Brötje Handel Breuer lag laut Iris Brandt die Umstellung zur elektronischen Rechnung schnell auf der Hand. „Es ist erschreckend, wie viel Papier noch gebraucht wird. Als Unternehmen, das sich der Umwelttechnik verschrieben hat, versuchen wir hier natürlich zu sparen, wo wir nur können." So gibt die Firma, die auch eine Niederlassung in der Werrestadt hat, Lieferscheine nur noch einmal in den Druck. „Die Papiervariante bekommt der Kunde, wir speichern es elektronisch", sagt Brandt. Brandt und Stuke sind überzeugt, dass ihre Kooperation nur der Anfang ist. „Es ist unser Aufruf an andere Firmen, ebenfalls der Stadt die Rechnungen über ZUGFeRD zu liefern", sagt Stuke. Im jüngsten Ausschreibungstext habe die Kämmerei den Wunsch nach einer E-Rechnung bereits integriert. Stuke: „Ein Versorger aus Herford will mitziehen und stellt uns nächste Woche eine Beispielrechnung."

realisiert durch evolver group